プレスリリースの必須要素と例文

プレスリリースには、メディアに伝えたい情報を漏らさず記載することが大切です。そのためには、プレスリリースの必須要素を覚えておく必要があります。

プレスリリースの必須要素

• 送付日時（送付日時より後の場合には情報解禁日も明記）
• 宛先（報道関係者各位など）
• 発信者
• タイトル
• リード文
• 本文
• 連絡先

次に、必須要素の項目ごとに、どのような内容を記載すればいいのか例文をいくつかご紹介いたします。

タイトル

1行に収まる文字数で、何が書いてあるのかすぐにわかるタイトルにしましょう。

※例文

• ビニール傘並みのお値段！折りたたみ傘「○○」を新発売！
• プレゼントにもぴったり！かわいい和菓子セットを〇月〇日より発売

リード文

一目でプレスリリースの概要がわかるリード文にしましょう。

※例文

• SNSの誹謗中傷は、誰でも加害者になり得る問題です。無差別な誹謗中傷で子どもが苦しまないように、保護者向けの動画配信を開始します。
• コロナで敏感になっている空気環境を改善するために、空気清浄機を◯月◯日にウェブで販売いたします。

本文

読み手に伝えたいことを記載します。他の企業のプレスリリースなどを例文として参考にし、6W5Hを明確にしてわかりやすくまとめましょう。

会社概要と問い合わせ先

企業や団体の説明と、問い合わせ先の記載も欠かせません。いつからある何の会社なのかを明記すると、メディア側がサービスや商品をよりイメージしやすくなります。

※例文

会社名：株式会社m-Lab
代表者：代表取締役 村上進也・村上沙織
所在地：〒104-0061 東京都中央区銀座1-16-7銀座大栄ビル5階
設立：2017年7月7日
TEL：03-4360-8752
URL：https://m-lab.inc
E-Mail：info@mlabs.jp

プレスリリースを送る際の3つのポイント

他の情報に埋もれることなくメディアに興味を持ってもらうためには、プレスリリースの書き方だけでなく送り方にも気を配りましょう。こちらでは、プレスリリースを送る際の3つのポイントをご紹介します。

送り状やメールの件名は要点を簡潔にする

プレスリリースを送る場合、郵送やFAXであれば送り状、メールであれば件名が最初に目に入ります。プレスリリースの内容を見てもらうためには、要点がすぐにわかる送り状や件名の記載が重要です。

PDFファイルを添付する

プレスリリースをメールで送る場合、メールの本文にプレスリリースの内容を記載すると印刷時にレイアウトが崩れたり、データで保存する際に加工が必要になったりする場合があります。その点、PDFファイルにして添付すれば、上手く印刷できない・加工が必要などのトラブルが発生せず、担当者の方に手間をかけることがありません。

適度な大きさの文字でより簡潔にする

資料そのものの文字の大きさも意識しましょう。特に郵送やFAXなど紙に印刷して送る場合は、相手が読みやすい文字の大きさで印刷することが大切です。

また、FAXを使ってプレスリリースを送付する場合には、白黒印刷で消えてしまう部分がないか、細かすぎてつぶれてしまう部分がないかをチェックしてから送信しましょう。

配信までの流れについて

プレスリリースを配信すると決めたら、次の手順で準備を進めていきましょう。

プレスリリースのターゲットを整理する

プレスリリースの内容は、新商品の発売や新サービスの開始、イベント告知、調査結果報告、資金調達など様々なものがあります。まずは配信する内容を知ってもらいたい相手をイメージし、その相手に届くメディアを絞り込んでおくのがおすすめです。

原稿を作成する

プレスリリースは、客観的な事実を伝えるためのものです。商品やサービス、自社の売り込みがメインになってしまわないように原稿の内容には注意が必要です。プレスリリースに必要な要素を盛り込み、長くても3ページ以内にまとめるようにしましょう。

詳細な資料を作成

プレスリリースの配信が上手くいくと、問い合わせが入ります。問い合わせが来てから慌てないよう、事前に詳細な説明をまとめた資料を作成しておきます。画像や数値データなどの情報を掲載すると、より説得力が増します。

配信先の名簿を作る

プレスリリースを配信したいメディアを選びます。ホームページなどで担当部署を調べ、わからない場合には電話で確認しましょう。どのような送り方がよいかも確認して指示どおりに対応すると、より取り上げてもらいやすくなります。

問い合わせに対応するためのスケジュール調整を行う

プレスリリースを出した日と次の日は、メディアからの問い合わせに対応できるようにスケジュール調整をしておきます。興味を持って記事にしてくれるところほど早く連絡をくれるものなので、チャンスを逃さないよう準備が必要です。

メディアにプレスリリースを配信する

準備が整ったら、あとはメディアへ配信するだけです。メール、郵送、FAXといった方法のほか、配信サービスを活用することもできます。メディアやプレスリリースの内容に合わせて、ベストな方法で配信を行いましょう。

配信後に取材が来ない場合の対策

メディアにプレスリリースを送っても、必ず取材の依頼が来るわけではありません。取材が来ない理由は、タイトルで内容が上手く伝わらず見てもらえなかった、ニュースとしての価値がない、メディアの担当者に読まれていないなど様々なことが考えられます。

取材が来ない場合は、以下の対策を実施してみてください。

配信サービスを変更する

プレスリリースの配信サービスは、配信するメディアや配信方法などに違いがあります。配信先のメディアは自社の情報に興味を持つメディアなのか、どのくらいのメディアに配信できるのかなど、詳細までチェックしてみましょう。自社に合わないようであれば、配信サービスを変更するというのも一つの方法です。

タイトルにこだわる

プレスリリースは、まずメディアの担当者に読んでもらう必要があります。そのためには、タイトルで興味を引けるかどうかが重要です。内容が正しく伝わるタイトルになっているか、興味を引くことができるかといった点を意識してタイトルを作ることが大切です。

販促要素を出しすぎない

大前提として、プレスリリースは広告ではありません。売り込み・アピールが強すぎる内容だと、注目されにくくなってしまいます。メディアにとって有益な情報を伝えるプレスリリースとして問題ない内容か、よくチェックしましょう。