好印象のメールの送り方

プレスリリースを取り扱う方々は、毎日大量のプレスリリース情報をチェックします。好印象を抱いてもらうためにも、送り方は重要です。送付状はなるべく簡潔に、相手に配慮して整える必要があります。

送付する際は、メール本文には簡単な挨拶と自社情報のみ記載し、添付ファイルにてプレスリリース情報を送ることがポイントです。メールの文面は簡潔に整え、「詳細は添付ファイルをご覧ください」と申し伝えると好印象を持ってもらえるでしょう。

送り方

プレスリリース情報の送付は、メール以外ではFAXや郵送があります。送付状を同封し、最初に送付状が目に留まるよう封筒に入れてプレスリリース情報を送るのが一般的です。

郵送の場合は、雨に濡れる可能性を考慮し、クリアファイルなど雨対策が取れるよう整えると、さらに好印象です。メールの場合は、郵送やFAXで行うべき気遣いを1件のファイルの中で完結させなければなりません。

できるだけ簡潔に、かつメールの内容がわかりやすいと判断してもらえるよう件名から配慮することが大切となります。件名では、「何月何日から開始のサービスについて」など、わかりやすいタイトルと併せ、社名も記載すると親切です。

メールで送信する際は、併せて下記のことをチェックする必要があります。

• 件名は工夫されているか
• プレスリリース情報は添付ファイルにまとめたか
• 本文にファイルの開封を申し伝える文章があるか
• サービス開始日時の記載

内容をイメージしやすいだけでなく、日時や相手を配慮する言葉がしっかりと添えられているかを確認してから送信することが大切です。

送付状の注意点

プレスリリース情報を送る方法は、企業によって異なります。郵送、メール、FAXのいずれかで送る際は、併せて送付状を添えなければなりません。送付状は、今後のことも考えテンプレート化させることもおすすめです。

突然プレスリリース情報を配信することが決まった際などにも役立てられます。送付状の本文は簡潔にまとめられているものが好まれるため、テンプレートでも問題ありません。日時や内容のみ変更できるようにして、基本的な文章を整えてください。

手軽に活用できるテンプレートの例は、以下のとおりです。

• 令和〇年〇月〇日、報道関係者様各位とはじめに記載
• 自社の名前と担当者名
• 新商品「〇〇」のご案内

簡潔な基本情報のあと、拝啓からはじまる時候の挨拶をし、自社の商品に関する照会文と、資料が添付されている旨を記載します。最後に、自社の連絡先を添えて完成です。

メールの文章も、郵送の場合も基本的に送る内容は変わりません。要件をしっかりと伝えられる簡潔な文章を目指すことが大切です。

HARVESTでは、プレスリリース情報に関わる送付状のテンプレート作成はもちろん、プレスリリース配信に関わる様々な業務を代行しております。作業を効率化させるお手伝いをさせていただきます。お気軽にご相談ください。